档案整理的八个步骤 2025档案管理规定

1. 收集

需系统收集上年度处理完毕的文件材料，包括正文、附件及电子文件，重点保留反映单位核心职能活动的文件，剔除临时性、重复性内容。

2. 鉴定

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，区分文件价值并确定保管期限（永久/Y、30年/D30、10年/D10）。无保存价值的文件需在此环节剔除。

3. 分类

采用分类法：按年度→机构/问题→保管期限划分，保持分类逻辑稳定。跨年度文件按闭幕年份或首份文件日期归类。

4. 排列与编号

同一事由文件按时间排序，正文在前、附件在后。档号格式为“全宗号-年度-保管期限-件号”，并加盖归档章。

5. 编目

编制归档文件目录，包含档号、责任者、题名等基本信息，便于后续检索。

6. 装订

以件为单位采用线装或三孔一线法，避免金属物损坏文件。超规格文件需折叠至标准尺寸。

7. 装盒

按年度和保管期限分盒存放，填写盒脊标识及备考表。

8. 归档与保管

移交档案库房排架，纸质档案需恒温保存，电子档案应扫描为双层PDF（300dpi以上）并备份云端。

注意事项：

- 电子档案管理需符合《公证档案管理办法》的安全要求。