社保财务档案归档流程

社保知识 2025-09-17 07:16www.baoxiank.com养老保险

1. 分类整理

会计凭证按月整理，按记账凭证号顺序排列，清除金属物并折叠大尺寸附件

账簿类在年度结账后装订，活页账簿需去掉空白页并按类型分册

报表按月度/季度装订，封面标注名称和所属期间

其他资料（合同、审批单等）单独组卷按时间归档

2. 保管期限管理

年度财报等永久保存，税务档案保存30年，月度报表保存10年

会计机构临时保管1年后移交档案部门，特殊情况可延长至3年

未结清债权凭证需单独保管至事项终结

3. 装订技术要求

凭证采用棉线三孔一线装订，厚度不超过1.5厘米

永久保管文件需用不锈钢钉或直角装订法

电子档案需满足PDF/A3标准输出和CA双认证等要求

4. 移交与安全管理

财务部门暂存2年后移交档案部门并签署交接清单

设置独立档案室配备防火防潮设施，禁止非授权人员接触原始凭证

出纳人员不得兼管会计档案，严格执行钱账分离原则

5. 电子档案管理

建立电子目录框架，按公司-年份-类别命名文件夹

重要文件需同步上传档案管理系统实现双轨制存储

采用"热备+冷备"模式，定期刻录WORM光盘存入保险库

特殊注意事项：历史档案补录需按任务量分配，新产生档案遵循"谁经办、谁收集"原则，销毁流程必须由档案部门牵头鉴定并保留30年备查记录。

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